Le service d'Archives de l'Ardèche héberge notre association. Son directeur, Monsieur Dominique DUPRAZ, de même que l'ensemble du personnel du service, ont toujours fait preuve envers nous d'une grande sollicitude et d'une tolérance à toute épreuve. Mais les Archives sont un service public et nous devons absolument nous efforcer de ne pas perturber le fonctionnement de ce service. Or, de plus en plus souvent, vous appelez les Archives pour entrer en contact avec les responsables de l'association. Imaginez un instant la perturbation que peut amener votre appel. D'abord le standard, au rez de chaussée, répond à votre appel. Il doit transmettre cet appel dans la salle de lecture où, justement, on évite autant que possible les sonneries du téléphone pour ne pas déranger les chercheurs qui y travaillent. Le responsable de la salle de lecture, qui n'est pas forcément assis derrière son bureau, doit se précipiter pour éviter une sonnerie prolongée. Il prend à son tour votre appel et doit se mettre en quête d'un permanent de l'association: comme il ne peut pas quitter la salle de lecture, il doit charger un collègue de trouver la personne recherchée qui ne se trouve justement pas en salle de lecture à ce moment là, mais en salle des lecteurs de microfilms ou ailleurs. Quand le responsable de l'association a été trouvé, il faut que celui-ci revienne en salle de lecture pour répondre à votre appel. Il s'efforce alors de vous répondre à voix basse pour ne pas perturber le travail dans la salle et de ne pas prolonger la conversation pour ne pas occuper les lignes du service. Le standard-secrétariat, le responsable de la salle de lecture, le permanent de l'association, tous ont dû interrompre leurs activités pour vous répondre et la sérénité de la salle de lecture a été perturbée pendant quelques minutes par les allées et venues.
Le plus souvent, d'ailleurs, les appels ne revêtent pas le moindre caractère d'urgence et auraient pu être traités par courrier de la même façon. Et la personne chargée du traitement du courrier aurait pris connaissance de vos besoins au moment choisi par lui pour le faire. Les permanents bénévoles de l'association ne résident pas à Privas. Certains d'entre eux parcourent chaque jeudi de grandes distances pour passer quekques heures dans le service et y accomplir les tâches qui leur reviennent: ils tiennent à ce que ces quelques heures qu'ils occupent à gerer votre association, à aider les membres présents dans le service, à faire des recherches pour les membres éloignés ou qui ne peuvent se déplacer, à vous expédier les registres, etc... ne soient pas "grignotées" par des conversations téléphoniques sur des sujets qu'ils pourraient traiter calmement en des tranches horaires au cours desquelles ils sont plus disponibles.
Alors, pour respecter le bon fonctionnement du service d'archives, pour assurer aux permanents de l'association la possibillité d'accomplir leur tâche avec le minimum de stress, pour perpétuer notre bonne entente avec le personnel du service qui n'est pas chargé de nous assurer un service téléphonique...
s'il vous plaît, ne téléphonez plus dans le service d'archives...
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