Informatisation des actes, la saisie des registres.
Nombreux sont ceux d'entre vous qui participent à cette entreprise colossale qui consiste à saisir sur ordinateur les tables alphabétiques que nous réalisons à partir des registres paroissiaux de notre Ardèche. Grâce à votre dévouement, le travail avance très régulièrement. Nous attendons beaucoup de cette informatisation quand elle sera terminée. En effet, il sera alors possible d'identifier et de localiser tout acte de baptême, de mariage ou de sépulture rédigé en Ardèche sous l'ancien régime et cela en quelques secondes grâce à l'ordinateur. De plus, nous disposerons alors pour la première fois dans l'histoire, d'une masse énorme de données d'ordre généalogique mais aussi démographique concernant l'ensemble du Vivarais au cours des 17ème et 18ème siècles.
Nous ne sommes pas les seuls à avoir entrepris ce travail de saisie. La plupart des cercles généalogiques de France et de Navarre ont compris l'intérêt d'un tel travail. Une sorte de Hit Parade du travail réalisé par les associations paraît dans le magazine "Généalogie en ligne". La SAGA se trouve au 10ème rang avec plus de 600.000 actes saisis et publiés sur Minitel. Nous avançons de mois en mois dans ce Hit Parade et cela grâce à vous tous.
Pour que nos données soient exploitables, il faut impérativement que nos fichiers soient homogènes. Un minimum de discipline est donc indispensable et tous les acteurs de cette saisie doivent travailler de la même façon. Dans le cas où cette règle ne serait pas respectée, le travail est à reprendre à l'arrivée et nous perdons un temps précieux.
Voici donc un ensemble de directives à l'usage des volontaires pour la saisie. Elles sont à suivre scrupuleusement afin que le travail ne soit pas à reprendre.
La saisie des tables alphabétiques des registres paroissiaux
Voici quelques recommandations que nous vous prions de lire avec beaucoup d'attention. Si vous les suivez fidèlement, votre travail sera stocké en l'état, sans travail supplémentaire. Dans le cas contraire, un autre volontaire devra remettre votre travail en forme avant qu'il ne soit utilisable.
1º- Les logiciels :
Ce sont des tableurs. Nous en avons sélectionné trois: par ordre de préférence EXCEL, MICROSOFT WORKS (tableur) et CLARIS WORKS (tableur). Si vous ne possédez aucun de ces trois, adressez nous un tableau d'essai créé avec le logiciel (tableur) que vous possédez et nous essaierons de récupérer les données. Il faut que cette récupération soit assez aisée pour que nous puissions le faire assez rapidement sans perdre de données essentielles. A cette condition d'essai, vous pourrez utiliser votre logiciel.
Indiquez bien quand vous renvoyez les disquettes avec quel logiciel vous avez travaillé ainsi que la dénomination exacte que vous avez donné aux fichiers créés si vous travaillez en PC. Donnez nous également le numero de la version du logiciel que vous possédez.
remarques additionnelles du webmaster
Vous pouvez utiliser pour la saisie n'importe quel tableur, à partir du moment où vous nous envoyez les données au format TEXTE ASCII, Mac ou PC, délimité (largeur des colonnes non fixée). Vous pouvez trouver cette possibilité d'exportation sur la plupart des tableurs. Indiquer le nom du ou des fichiers contenus dans chaque disquette, leur contenu et leur format informatique. Coller une étiquette sur chaque disquette avec votre
nom, la commune et les dates des registres.
2º- Directives générales :
a) Pensez en effectuant la saisie que l'ordre des actes va être modifié par la mise en ordre alphabétique que nous effectuerons après regroupement des tables. Alors évitez absolument l'usage des signes indiquant la répétition du nom précédent (soit " " ou dº ou idem) puisque le nom qui précède ne sera plus forcément le même.
b) Abandonnez toutes les mentions inutiles telles que les surnoms, les indications "veuve de..." ou autres. Ne doivent figurer que les nom et prénom, date et page (plus age au décès pour les sépultures). Vous pouvez abréger les prénoms ou supprimer les derniers s'ils sont trop nombreux ou trop longs. Chaque acte doit pouvoir être contenu dans la ligne qui lui est réservée. Ne dépassez pas 18 à 20 caractères. Si le patronyme manque, mettez un X au début de la ligne: ces actes se classeront ensemble en fin de liste.
c) La mention de la date doit être uniformisée. N'abrégez pas la mention de l'année (34 pour 1734). Chaque mention de date doit apparaitre sous la forme: jj-mm-aaaa (avec des tirets). Evitez jj/mm/aaaa qui tient plus de place . La date du 2 juillet 1734 s'écrira donc: 02-07-1734 (02 et non pas 2). Les dates révolutionnaires peuvent être traduites ou laissées en l'état . On inscrira 05-Bru-IV Les mois seront indiqués: Vend, Bru, Fri, Niv, Plu, Vent, Ger, Prai, Flor,Mess, Ther et Fruc. Les années sont en chiffres romains. N'utilisez pas le format date qui complique le travail sans apporter d'avantage décisif. Utilisez le format texte seulement.
d) L'indication de la page concerne celle sur laquelle l'acte commence. Il est inutile d'indiquer les deux pages si l'acte déborde sur la page suivante. Par contre si l'acte figure en deux endroits distinct du registre, les rédacteurs manuels ont souvent indiqué plusieurs pages pour un seul acte.Pour le serveur informatique, c'est impossible. Saisissez l'acte autant de fois qu'il figure comme s'il s'agissait d' actes différents figurant sur des pages différentes.
e) Les noms de famille doivent être inscrits en majuscules et les prénoms en minuscules (sauf leur initiale) .Pour les noms à particule, inscrivez le nom en majuscules, puis la particule entre parenthèses et en minuscules puis le prénom en minuscules.
3º- Pour les baptêmes :
Indiquez les naissances gemellaires en écrivant en gras les noms et prénoms des jumeaux.
Ne laissez pas de ligne vide.
4º- Pour les mariages :
Ils sont désormais saisis sur une seule ligne pour faciliter le tri alphabétique.
Veillez bien à ce que les mariages soient indiqués deux fois: une fois à l'initiale de l'époux, une fois à l'initiale de l'épouse. Si cette initiale est la même, inscrivez deux fois tout de même car la mise en ordre alphabétique va séparer les deux mentions et il sera difficile de retrouver l'acte ensuite.
Ne laissez pas de ligne vide
5º- Pour les sépultures :
e) Pour l'indication de l'âge au décès, celle-ci ne doit figurer qu'en nombre d'années et non pas en mois ou en jours. Pour les bébés de moins d'un an, notez "0". Entre 1 et 2 ans, indiquez: "1", et ainsi de suite.
Ne laissez pas de ligne vide
N'hésitez pas à nous demander des compléments d'information si nos explications ne vous paraissent pas claires. Nous passons beaucoup de temps inutile à modifier des fichiers quand nos directives ne sont pas suivies. Il nous est complètement impossible de récupérer certains fichiers créés dans des normes tout à fait fantaisistes. La réussite de cette informatisation de nos tables exige une parfaite uniformité de la saisie. Merci à tous pour votre bonne volonté et votre opiniâtreté. Grâce à vous, nous sommes en train de gagner notre pari impossible...: photocopie d'une part et informatisation d'autre part. On nous prenait au départ pour de doux dingues....!
Michel GUIGAL
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