Dés 8 h 30, de nombreux congressistes se pressaient à l'entrée de l'immense salle de l'Espace Léo Ferré à Aubenas, dûment climatisée fort heureusement car la chaleur était au rendez-vous.

Après le café d'usage, commençaient les quelques communications que le bureau fait habituellement à cette occasion. Le président prenait la parole pour accueillir les adhérents présents et les remercier d'avoir eu le courage d'affronter la chaleur torride et les routes encombrées pour se rendre à Aubenas. Il remerciait ensuite l'organisateur de la journée, notre ami Jean-Louis BERTRAND en rappelant que ce n'est pas la première fois que Jean-Louis accepte cette lourde charge.

La municipalité d'Aubenas était aussi associée à ces remerciements pour avoir donné à la SAGA toutes facilités d'organisation et d'accueil pour cette manifestation. Monsieur le Maire d'Aubenas avait en temps utile fait savoir que ni lui-même ni son conseil municipal ne pourraient assister à nos travaux en ce 7 août. En effet des manifestations de jumelage les retenaient tous à l'Étranger ce même jour. Monsieur le Maire avait eu la gentillesse de donner mission à Jean Louis BERTRAND de représenter la municipalité auprès de la SAGA à cette occasion.

C'est donc Jean-Louis lui-même qui prononçait ensuite la traditionnelle allocution de bienvenue, présentait les excuses de Monsieur le Maire et donnait quelques indications à propos de la visite du château d'Aubenas pour laquelle un autobus avait été frêté par ses soins afin d'éviter les inévitables difficultés de stationnement de multiples voitures sur le site du château l'après midi. Le président reprenait ensuite la parole pour donner quelques indications sur l'État d'avancement des travaux collectifs de l'association.

La reproduction par photocopie des registres paroissiaux se termine : six communes seulement sur 324 possédant des registres antérieurs à 1793 restent à traiter. Cinq autres se terminent actuellement.

En ce qui concerne la numérisation de ces registres paroissiaux, elle est également très avancée puisque plus de mille registres sur 1350 actuellement en service de prêt sont dès maintenant numérisés. Le président tient à préciser quelles sont les raisons qui retardent actuellement la mise en service des CDROMS ainsi obtenus.

Ces raisons sont de deux ordres :

1)- Ordre réglementaire : de nombreuses mises en garde sont actuellement adressées par la Direction des Archives de France aux services départementaux d'archives à propos de la diffusion des images numérisées de documents d'archives. Cette diffusion devrait être très étroitement encadrée semble-t-il, mais ce cadre réglementaire est encore à l'étude. La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) est évidemment partie prenante dans l'Établissement de cette réglementation et demande à la Direction des Archives de France sa collaboration pour la mise en place d'un texte commun. En attendant cette mise en place, les points sur lesquels est attirée l'attention semblent être les suivants, autant qu'on puisse en juger par les diverses mises en garde : a) Nécessité de proscrire absolument tout usage commercial de ces images b) Danger de la systématisation des données informatiques tirées de ces documents qui peut permettre, par le croisement de ces données, l'accès à des connaissances risquant d'empiéter sur la vie privée des personnes. c) La parution de ces données sur Internet donnerait une nouvelle dimension à ce risque.

2)- Ordre technique : Plus de cinquante de nos adhérents participent au travail de numérisation. Le matériel utilisé, les logiciels eux mêmes sont très divers. Malgré les directives données, les caractéristiques des images obtenues varient d'un auteur à l'autre. Certaines même ne pourront être utilisées par certains usagers ne possédant pas le logiciel utilisé pour la création de l'image. Le type même du système d'origine peut aussi constituer un obstacle. Certains des CDROMS crées sur PC ne sont pas lisibles sur Mac Intosh et vice-versa. Selon la définition d'image utilisée et le " poids " de mémoire de l'image, des CD contiennent un, deux trois voire six registres chacun. Toutes ces disparités sont incompatibles avec un service de prêt efficace. Il faudra donc auparavant effectuer une mise à niveau de toutes ces images afin de les rendre homogènes.

Ce travail devra être fait par un prestataire de service possédant un matériel puissant et une technique à toute épreuve. Dès que cette mise à niveau pourra être faite, le service de prêt de CDROMS sera mis en route en parallèle avec celui des registres papier. Aucun CDROM ne pourra être vendu. Il s'agira, comme pour les registres, d'un prêt à durée limitée. Par ailleurs, tout emprunteur devra souscrire un engagement sur l'honneur :

 de ne pas copier même pour son usage personnel, la totalité d'un CDROM. Il pourra par contre tirer sur imprimante les actes qui l'intéressent.

 de ne pas publier sur Internet les données relevées

 de ne pas faire un usage commercial de ces données.

Même si ces engagements ne permettent pas de croire qu'aucun manquement à la règle ne sera commis, ils dégageront la responsabilité de l'association. Nous assurerons ainsi le caractère légal de notre action, quitte à modifier nos options quand une réglementation claire se dégagera.

Une troisième entreprise collective se termine : celle qui consiste à saisir sur ordinateur le catalogue des minutiers de notaires conservés aux Archives de l'Ardèche. Cette saisie permettra à chaque adhérent de connaître quelles sont les ressources de recherche aux Archives de Privas et de préparer utilement son programme de travail avant chaque déplacement à Privas. L'état d'avancement de ce travail est satisfaisant puisque la saisie atteint actuellement la lettre V de l'ordre alphabétique des communes. Le président termine son propos sur une note agréable : il présente aux congressistes Madame Sylvette DAVID de BSD Concept, créateurs du logiciel Heredis, à la naissance duquel la SAGA a participé. BSD Concept a décidé d'offrir à tout adhérent de l'association un bon de téléchargement gratuit du logiciel Heredis Classic.

La distribution de ces bons aux présents est immédiatement entreprise dans la salle par des volontaires. Le président rappelle que BSD Concept a déjà offert à la SAGA un important stock de CDROMS vierges pour permettre la numérisation des registres.

Madame Odette AUTRAND, vice-présidente prend alors la parole pour donner quelques précisions à propos des points suivants : Les derniers registres à réaliser : Parmi les dernières paroisses ou communes étudiées : Vernoux est terminé, Gilhac et Bruéac également. Châteauneuf-de-Vernoux a été photocopié mais la collection communale ne nous a pas permis de combler les lacunes aussi bien que nous l'espérions. Il faut souligner le travail réalisé sur Gilhac et Bruéac où les actes particuliers : enterrements hors Église, baptêmes d'enfants dits illégitimes, déclarations de mariage, etc... ont été soigneusement répertoriés.

Il en est souvent ainsi et peut être ne le souligne-t-on pas assez. Mais récemment, dans une commune du Haut Vivarais, les déclarations liées à l'Édit de tolérance de 1787 n'ont pas été répertoriées, si bien que plus de vingt déclarations de mariage célébrés parfois 10 ou 20 ans auparavant ont été consignées comme de simples mariages, ce qui peut troubler les lecteurs, d'autant plus que ces couples déclaraient aussi leurs enfants vivants. On a rectifié en ajoutant un relevé manuscrit de ces actes.

Nous avons aussi photocopié ces derniers jours St Martin le Supérieur et numérisé directement St Martin l'Inférieur. Trois personnes se sont réparti le travail. Nous avons trouvé l'un fort intéressant "Etat des âmes" qui donne la répartition des habitants dans les divers hameaux de ces paroisses. Il en sera fait mention. Nous pensons, grâce à l'intervention de certains de nos adhérents, pouvoir débloquer le travail sur St Bauzile, Meysse, Dornas et Alissas.

Le service d'entraide (Recherches pour le compte des adhérents) : notre secrétaire Hubert DALLARD étant gêné à la fois par la dispersion "bureau-archives" et par le travail important de gestion des registres, ne peut pas consacrer beaucoup de temps aux recherches.

Une réorganisation de ce service est envisagée sous la responsabilité de M. ARNAUD que M. BENEFICE se propose d'assister. La demande évolue, le service aussi. Les Journées du Patrimoine : Les samedi 20 et dimanche 21 septembre 2003, la SAGA a été sollicitée pour présenter ses activités aux Archives à Privas, l'après midi de 14 h à 18 h, ainsi que les associations départementales travaillant avec les Archives.

Pendant le déroulement de ces causeries, le traiteur avait installé ses couverts à l'autre extrémité de l'immense salle. Un repas agréable et relativement rapide cette fois se déroule dans une ambiance bon enfant. Puis les congressistes retrouvent pour les uns leurs chères Études dans l'atmosphère relativement fraîche de la salle, pour les autres l'air surchauffé d'Aubenas pour la visite du château. Les derniers participants quitteront les lieux vers 18 heures après un dernier échange de données généalogiques.